Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 4

Компания "ИНТАЛЕВ"

Продолжение. Начало см."Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 1","Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 2" и "Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 3".

Методом от обратного

Сейчас самое время задать вопрос: а зачем нам все это? Раньше жили без планов, бюджетов и в принципе не развивались? Наверное, незачем, если предыдущие главы не смогли вас подвигнуть в сторону планирования. Есть целый класс компаний, которым бюджетирование просто противопоказано.

Например, единственная в городе компания по торговле алкогольной продукцией, имеющая монополию от городских властей. Независимо от ее расходов, она всегда сможет обеспечить такие доходы, которые покроют все ее затраты. Ей будет достаточно грамотного учета, чтобы узнать, а сколько же в прошлом периоде было расходов и какую торговую наценку нужно сделать на следующий. Если мы исходим из того, что всё равно потребление популярных на Руси напитков сократится очень незначительно, несмотря на рост цен, что доказано веками, то компания в любом случае свою прибыль получит! Это классическая ситуация неэластичного по цене спроса.

Или пусть даже компания живет в конкурентной среде, имеет одного единственного собственника, он же директор, который пока не готов доверять прямым подчиненным и начальникам отделов никакие вопросы управления финансами, и принимает абсолютно все финансовые решения сам. Тогда идея бюджетирования будет во многом дискредитирована, так как компания будет представлять из себя один большой ЦФО "Директор", и управление по зонам ответственности и отдельным центрам формирования результатов будет невозможным. В конечном итоге директор будет сам себе ставить планы, сам их выполнять, с себя спрашивать за невыполнение и себя же поощрять/наказывать. И все в одном лице! В общем-то, случай распространенный пока в России, когда бюджетирование вроде бы и используется, но при этом дает только треть своих эффектов в силу частичного применения.

Так что перед внедрением бюджетирования определите границы его применения, противопоказания, и сразу же предусмотрите, как будете с ним бороться. Дело в том, что бюджетирование - это своеобразный образ мышления, вы сами не заметите, как неожиданно быстро ваши сотрудники станут мыслить категориями планов и бюджетов, и развивать систему бюджетирования. Если ремонт можно хотя бы прекратить, то бюджетирование уже будет невозможно прекратить, так как организация, внезапно лишенная бюджетов, напоминает ожерелье, из которого вдруг вынули сквозную нить, и бусы рассыпаются. Бюджетирование становится стержнем, вокруг которого объединяется деятельность предприятия, и что позволяет подразделениям объективно оценивать и сравнивать свои результаты, мотивировать на достижение целей.

Почему распадаются социализмы?

Честно говоря, не знаю. Больше того, я вообще не уверен, что они распадаются. Во всяком случае, если судить по происходящему в самой населенной стране мира, ему еще жить и жить. Какое отношение социализм имеет к проблемам бюджетирования? Никакого. Просто, вспомнил сакраментальное: "Социализм - это, прежде всего, учет и контроль". А в предыдущей главе мы говорили о некоем цикле управления, в котором, правда, не было фазы "Учет", но и фаз было не две, а больше. А еще говорилось, что если фаз управления меньше, чем должно быть, то объект неуправляем, а значит, врежется наверняка! Вспомнили?

Что такое Учет, или стоит ли говорить о второстепенном?

Мы говорим учет, подразумеваем... Что и говорить, термин "учет" пользуется большой популярностью. На мой взгляд, он имеет пусть важное, но весьма подчиненное значение в системе управления предприятием. К сожалению, то исключительное внимание, которое ему уделяет большинство внедренцев, чревато - на практике это означает недооценку других аспектов внедрения. Ведь учет - это, прежде всего, система сбора и хранения информации. И основной задачей на этом этапе является обеспечение полноты и достоверности учитываемых данных, а также минимизация их потерь при передаче между сотрудниками предприятия. С другой стороны есть задача планирования, о которой уже было много сказано, и вы уже могли сделать вывод о том, что эта задача является задачей творческой. Причем наиболее важен первый шаг - определение регламента планирования. Если брать общее содержание регламента, то в нем должно быть указано кто, в какие сроки, какие планы должен сформировать, согласовать или утвердить. И вот как раз при построении системы планирования и может в полную силу проявиться талант руководителя. Но вернемся к учету. Предупреждаем, глава будет очень скучной и говориться будут вещи ТРИВИАЛЬНЫЕ. Ниже мы покажем, что они, действительно, второстепенны, а пока, что делать, - придется потерпеть. Итак, учет бывает бухгалтерским и управленческим.

Бухгалтерский учет - система сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности.

Фискальная отчетность - регламентированная государством и его структурами отчетность о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для исчисления налогов и сборов этими инстанциями с данного предприятия.

Управленческий учет - система сбора и хранения первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия менеджерами управленческих решений.

Иногда, кстати, возможности управленческого учета расширяются в область планирования и учета, в зависимости от авторов и их понятий.

Как следует из определений, редко, когда цели бухгалтерского и управленческого учетов совпадают. Их различия предполагают и различия в способах их достижения. Конкретно - используются разные алгоритмы обработки данных, разная периодичность и, наконец, разное множество документов. Общим для учетов является их объект - финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально может являться однократно вводимой. На практике это может реализовываться следующими способами.

Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке внедренцем и заказчиком до начала и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Опять же, совсем не обязательна строгая синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций.

Строгие определения, это, конечно, хорошо, но какая практика исчерпывающе описывается теорией? Просто перечислю часть того, с чем можно столкнуться на практике в многотрудном деле автоматизации фазы выполнения - списком, не раскрывая.

  • Необходимость одновременного ведения разных систем учета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP).
  • Необходимость ведения нескольких "бухгалтерий" одного предприятия (мы имели в виду холдинг, а вы что подумали?).
  • Национальные особенности управленческого учета: бартер, взаимозачет или расчет закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.
  • Необходимость стыковки с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.).
  • Построение территориально-распределенной системы автоматизации.
  • Использование различных программных платформ... И ТАК ДАЛЕЕ.

А что это означает? А то, что качество учета зависит от организации его ведения! И решается проблема с помощью старых добрых средств: организационная структура (в части отделов, занимающихся учетом), регламент и средства ведения учета ведения учета. Они должны быть разработаны так, чтобы информация по фактическим операциям для бюджетного управления предоставлялась менеджерам максимально оперативно и по всем операциям, которые влияют на исполнение бюджетов предприятия. Вот это уже является отдельной задачей, как организовать ввод данных для управленческого учета, какие данные можно автоматически забирать из бухгалтерских программ, а какие нужно вручную вносить, или передавать из других программ, в которых учитывается операционная деятельность. В этой статье мы не будем детально разбирать все эти вопросы организации учета, скажем лишь, что качественный программный продукт для бюджетирования должен позволять решать эту проблему максимально просто, без повторного ввода данных и отставаний данных в бюджетах от текущего времени.

Продолжение см."Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 5."