Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 2

Компания "ИНТАЛЕВ"

Продолжение. Начало см. "Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 1".

Бизнес - это когда деньги (а деньги - это бюджет)

Еще точнее, бизнес - это движение ценностей относительно центров собственности. Иными словами, если вернуться к предыдущему географическому примеру с кораблем, то на бизнес-карте расположены не страны, а собственники, не города, а Центры Финансовой Ответственности (в дальнейшем - ЦФО), а коммуникациям соответствуют денежные и товарные потоки. Сводная информация о начальных остатках, изменении и конечных остатках различных ценностей для ЦФО или собственника за некоторый период называется бюджетом. Вот и прозвучало ключевое слово, - "бюджет"! Значит, "бюджетирование" - есть процесс составления этого самого бюджета. Процесс, которым надо управлять и который сам направлен на управление компанией. Поэтому более уместно говорить "бюджетное управление", как о способе, методе управления компанией.

Обычно ценности для ЦФО измеряются в денежном выражении, в одном из самых гениальных изобретений человечества - деньгах. Наверное, потому, что с их помощью можно измерить любую ценность, и ее изменение, то есть деньги выступают как универсальный "измеритель". Поэтому чаще всего бюджеты содержат денежную информацию, хотя в них в качестве вспомогательной информации могут содержаться и данные, измеренные в натуральном выражении, штуки, литры, киловатт-часы. Но главное для бюджетов - это деньги.

Хотя приведенная выше схема управленческого цикла достаточно условна, в любом случае при автоматизации любой фазы управления бизнесом необходимо, чтобы программа (кстати, и внедренец тоже) соответствовали требованиям всей предметной области.

Иметь в программе термин бюджет, справочник центров финансовой ответственности и даже какую-то непонятную настройку каких-то непонятных финансовых показателей еще недостаточно, чтобы автоматизировать управленческий цикл. В программе должна быть реализована методика бюджетирования, и она должна быть направлена на поддержку деятельности руководителей на всех рассмотренных этапах управления. Существуют специальные требования для сравнения таких программ.

И аналогично насчет внедрения. Знать, как расшифровывается аббревиатура НДС, поверьте, недостаточно, и если внедренец не понимает, чем доходы отличаются от поступлений, то лучше, если он будет что-то там внедрять вашим конкурентам. Внедрение - это, прежде всего, дело экономистов, специалистов в данной предметной области. После короткого лирического отступления переходим к рассмотрению вопросов автоматизации первой из четырех фаз управления бизнесом. Но вначале - нужно договориться о терминах, и понять, как программа бюджетирования будет соответствовать вашим целям, то есть настроить программу так, чтобы цели бюджетирования соответствовали целям развития компании.

Как уместиться в прокрустово ложе?

Продолжая наш "географический" пример: после того, как мы определили цель плавания, следует подобрать подходящий тип корабля, команду, экипировку. Это не очень интересный процесс по своему содержанию, который надо выполнить однократно перед плаванием. Однако неверно подобранный тип корабля, неукомплектованная команда или плохая экипировка сделают свое дело: в лучшем случае мы будем не плыть, а мучиться, а в худшем - утонем.

Как выбрать корабль, команду и экипировку? Сначала надо определить цель плавания, и представить примерный маршрут, иначе говоря, траекторию достижения цели. Потом надо сделать прогноз метеоусловий, прогноз течений в определенное время года и т.д. Проложенный маршрут и прогноз будут определяющими факторами для выбора оптимального снаряжения. И тут уж совершенно очевидно, что, несмотря на неинтересное содержание процесса подбора снаряжения, невыполнение этого этапа приведет к печальным последствиям. Вы можете остановить свой выбор на ветхом суденышке прошлого века, а можете выбрать современную изящную яхту, в которой с помощью современных достижений науки и техники воплощены самые смелые человеческие мечты. Все зависит от того, на сколько сильно ваше желание достичь поставленную цель.

Также и в бизнесе. Бюджетирование будет служить вам комфортным снаряжением для достижения поставленной перед компанией целью. Только следует помнить, что в бизнесе, как и в море, неправильно выбранное снаряжение не прощается. А план достижения этой цели, организационная структура, финансовая структура, система бюджетов и пр. будут являться прогнозами (ресурсами) для достижения поставленной цели. Получается, что эти факторы являются первоочередными, безусловно, необходимыми для системы бюджетирования.

Покинем на некоторое время наш корабль и сойдем на сушу. Программный продукт всегда представляет собой инструмент, созданный для решения определенных задач. Значит, сначала надо выбрать программу, а потом ее перед началом работы настроить, согласно своим требованиям. Это и есть аналог подбора снаряжения для плавания.

Мы не будем сейчас долго останавливаться на теме выбора программы, можем порекомендовать Вам для изучения следующий материал:

  1. Статьи про автоматизацию управленческого учета и бюджетирования http://www.intalev.ru/publications/;
  2. Сравнительный анализ программ для бюджетирования, который выложен в разделе для свободного скачивания http://www.intalev.ru/download/.
  3. Материалы деловых сайтов (например, http://www.cfin.ru, http://www.e-xecutive.ru, http://www.consulting.ru, http://www.devbusiness.ru).

Сейчас мы практически вплотную подошли к автоматизированной системе бюджетирования. Для того, чтобы понять систему в целом, необходимо знать все ее составляющие. Обычно система бюджетирования, реально функционирующая на предприятии включает в себя следующие компоненты:

  1. Система бюджетов. Это карта отчетной информации, по которой руководители будут определять свое состояние (местонахождение), судить о достижении своих целей, или отклонении от них. Как мы уже определили, в бизнесе у каждой компании своя особенная цель, и свой индивидуальный путь ее достижения, поэтому карты для каждой компании будут индивидуальны, хотя могут быть во многом похожи.
  2. Финансовая структура. Это отдельные группы из команды вашего корабля, у каждой из которых должна стоять своя определенная задача, и должны быть определены свои показатели успешности выполнения этой задачи. Очевидно, что управлять командой большого корабля одному человеку невозможно, для этого он делегирует свои полномочия заместителям, и определяет каждому его задачу. А в бизнесе управлять всеми финансовыми потоками тоже одному человеку невозможно (как бы порой не стремились к этому отдельно взятые руководители), он может доверить управление ими руководителям отдельных бизнесов, подразделений, ориентировав каждого на достижение своего финансового результата. Поэтому единицы, которым руководитель будет доверять достижение финансовых показателей, называются центры финансовой ответственности, и бывают они нескольких типов: центры дохода, центры затрат, центры прибыли, и центры инвестиций.
  3. Аналитик управленческого учета. Анализ выполнения плана, и особенно анализ отклонений, полезно проводить по дополнительными аналитическим признакам, которые будут добавлять полезную информацию для руководителя и помогать в выработке корректирующего воздействия. Как на корабле: в случае обнаружения факта отклонения от курса, помимо величины самого отклонения, капитану нужно будет дополнительно знать дежурного штурмана, допустившего отклонение, время дня, когда оно произошло, используемую технику и т.п. Эти аналитические признаки очень зависят от бизнеса, характера возникающих ситуаций и вариантов корректирующих воздействий, а также личных свойств людей, принимающих такие решения. Например, для руководителя из бюджета продаж ЦФО "Филиал Х" помимо суммы продажи, может быть полезным узнать информацию по продаваемой номенклатуре и менеджерам, ответственным за продажи. А может еще, и по покупателям, а может, и по договорам. В общем, в зависимости от этих факторов список аналитик может быть различным.
  4. Технических параметров, обеспечивающих хранение и обработку данных. Эти параметры зависят от выбранной программы, и соответствуют конкретным параметрам выбранного снаряжения для плавания. Если было выбрано парусное судно, то нужно уточнить список парусов и их общую площадь, соответственно подобрать оснастку. Например, если выбрано "Инталев: Бюджетное управление", то надо определить сценарии планирования, твердую валюту системы, способ ввода фактических данных и т.п. Другая программа может потребовать совершенно другой список предварительных настроек, например, настроить управленческий план счетов.

Сколько может занимать времени подбор снаряжения для плавания? От нескольких недель, до нескольких кварталов и более. Настройка программы может быть выполнена быстрей - от нескольких дней, до нескольких месяцев. Хотя, как вы понимаете, при желании можно растянуть "удовольствие".

Что может позволить сократить время на подбор снаряжения для плавания и повысить вероятность его успеха? Наверное, стоит послушать "бывалых" моряков, уже проходивших намеченный или похожий маршруты.

Что может сократить время на настройку программы и вероятные ошибки при ее выполнении? Опыт других компаний и консультантов! Поэтому в ряде продуктов уже могут содержаться готовые рекомендации по системе бюджетов, управленческим аналитикам и т.п. Например, "Инталев: Бюджетное управление" с этой точки зрения требует минимальных затрат на предварительную настройку, которая выполняется за 30 минут. Но опыт других консультантов, если он жестко "зашит" в программе, полезный на первых этапах, в будущем может служить ограничением и препятствием для развития. Поэтому в таких случаях нужны более гибкие программы, программы-конструкторы управленческого учета, как это реализовано, например, в "Инталев: Корпоративные финансы". Кстати, от автоматизации никуда не уйти, далее в тексте обязательно будут упоминаться названия программ для бюджетирования, так как автор стремится рассказать о современных и эффективных способах управления, точно так же как нельзя смолчать о гоночных яхтах.

Напоследок - схема. Уже известная нам "петля управления", применительно к бюджетированию, будет иметь следующий вид.

Продолжение см."Популярно о бюджетировании или как стать Властелином своего бизнеса. Часть 3."