Рано или поздно все станет понятно, все станет на свои места и выстроится в единую красивую схему, как кружева. Станет понятно, зачем все было нужно, потому что все будет правильно.

Обычная история – «ближний круг» ведет финансовый учет в оперативном режиме. Дочки «дальнего круга» пятого (или пятнадцатого) числа сдают свою отчетность. Все бухгалтера и финансисты на местах заверяют, что результаты выверены, сверки проведены, акты подписаны. Финансовая служба собирает все в одну кучу (чаще всего, получает от дальних дочек Excel, который руками вводится в корпоративную учетную систему). Проводит консолидацию, убирает внутренние обороты, сворачивает встречные задолженности и готовит полный пакет сводной финансовой отчетности для акционеров.

Все хорошо, прекрасная маркиза? Хотели, как лучше, а получается как всегда. Ведь, никогда такого не было, а вдруг снова опять?

Посмотрите статистику проектов  - при консолидации всегда вылезают нестыковки. Кто-то из дочек запутался в схеме и не смог корректно выделить внутригрупповую часть из запасов и себестоимости отгрузки. До какого-то филиала документы дошли с опозданием и финансист не успел включить интеркампани (внутригрупповые - IC) в свой отчет. Кто-то, наоборот, неожиданно отразил внутригрупповые уже после того, как его контрагент сформировал свой баланс.

Консолидация превращается в перманентную склоку – каждый с пеной у рта отстаивает свою правоту, а «корпоративные финансисты», при помощи лома и чье-то матери в очередной раз на коленках сводят баланс, выкатывая последнее (148-ое) предупреждение всем дочкам, призывая громы и молнии на головы всех бухгалтеров.

До боли знакомая картина каждому, кто реально формировал сводную финансовую отчетность – консолидировал филиалы и аффилированные компании.

Можно ли решить эту проблему и разрулить вопрос? Практика показывает, что можно – есть успешные проекты и ниже мы схематично опишем один из таких удачных примеров.

В чем основная проблема?

Дочки дальнего круга присылали свои отчеты (Excel) 15-го число. Ближний круг обычно закрывал свои ведомости 17-18 –го. К 20-му числу, согласно регламенту, вся ведомости должны быть собраны, проведена консолидация  и сформирована сводная финансовая отчетность. До закрытия «ближнего круга» сверять внутригрупповые не было смысла – часто бухгалтерия проводила эти операции в последний момент. А за оставшийся до деад-лайна день два финансисты физически не могли провести сверку и решить все расхождения со всеми дочерними компаниями.

Как изменили порядок работы?

Основной принцип – взаимные операции и взаимные расчеты должны выверяться не в последний момент по зеленому свистку, а в оперативном режиме, не откладывая решение до отчетной даты 15-го числа. Да, это добавит работы на местах – у бухгалтера появляется еще одна функция – постоянно (ежедневно, еженедельно), следить за внутригрупповыми операциями. Зато не будет аврала и неразберихи при сдаче сводной финансовой отчетности.

Не надо разбираться кто прав, кто виноват. Если контрагенты договорились и согласны, то встречка совпадает. Если расхождения принципиальны, что бывает крайне редко, проблема выносится на обсуждение руководства в оперативном режиме, не задерживая отчетность и не нарушая регламент.

Разобрались, что и как делать – удалось наладить процесс, автоматизировать и свести к минимуму ручную работу.

Основные этапы работы

• В рабочих ведомостях «ближнего круга» по списку контрагентов выделяются внутригрупповые расчеты и операции
• Для каждой дальней дочки ежедневно формируется ведомость, которая содержит соответствующие сальдо и обороты со стороны ближнего круга
• Финансист может принять встречку – в этом случае эти данные автоматически включаются в отчет. Либо ввести свою версию вручную.
• Расчеты с дальними дочками вводятся вручную и по тому же алгоритму попадают в ведомость каждой компании
• В случае несогласия контрагентов, финансисты договариваются непосредственно друг с другом. В большинстве случаев все вопросы решаются в рабочем порядке. При принципиальных расхождениях проблема выносится на обсуждение корпоративной финансовой службы
• При сдаче финансовой отчетности проводится серия регламентных проверок. Если встречные расчеты не совпадают, обоим контрагентам автоматически формируется рассылка с просьбой устранить расхождения. До решения вопросов отчетность не принимается.
• С учетом встречных проверок автоматически формируются транзакции, элиминирующие внутригрупповые операции и задолженности.

Отметим, что процедуры консолидации реализована отдельным модулем. Работа дальних дочек осуществляется через WWW-интерфейс и не требует доступа в корпоративную сеть и непосредственно в систему учета.